Integrar Shopify con un ERP significa que los pedidos de la tienda entran solos en el ERP y que el stock y los precios del ERP se publican en la tienda, sin reescribir nada a mano. La clave no es la tecnología, sino decidir qué sistema manda en cada dato.
Si vendes online y tu operativa pasa por un almacén, un proveedor y una contabilidad, tarde o temprano copiar pedidos en una hoja de cálculo deja de ser viable. En este artículo te explicamos qué datos conviene sincronizar, en qué dirección, qué errores aparecen con más frecuencia y cómo plantear el proyecto.
Por qué conectar la tienda con el ERP
Una tienda online genera datos que afectan a casi todos los departamentos: el almacén necesita los pedidos, finanzas necesita las facturas y los cobros, compras necesita saber qué se vende para reponer, y atención al cliente necesita ver el estado de cada envío. Si cada área trabaja con una copia diferente, aparecen discrepancias.
Los síntomas más habituales de una tienda sin integrar son estos:
- Pedidos vendidos sin existencias reales, con cancelaciones y reclamaciones.
- Precios distintos en la tienda, en el ERP y en el marketplace.
- Horas diarias de entrada manual de pedidos y errores de transcripción.
- Cierres contables que no cuadran con los cobros de la pasarela de pago.
- Nadie sabe con seguridad cuánto stock hay disponible.
Qué datos se sincronizan
No todo se sincroniza en la misma dirección. Antes de construir nada, decide para cada dato cuál es la fuente de verdad y quién puede modificarlo.
| Dato | Sentido habitual | Por qué |
|---|---|---|
| Existencias | ERP hacia Shopify | El almacén es la fuente real del stock |
| Precios y tarifas | ERP hacia Shopify | Una sola lista evita incoherencias |
| Catálogo base (SKU, peso, coste) | ERP hacia Shopify | Los datos maestros viven en el ERP |
| Descripciones y fotos | Shopify o sistema de contenido | Son datos de marketing, se editan donde se publican |
| Pedidos | Shopify hacia ERP | Nacen en la tienda y entran al circuito operativo |
| Estado del envío y seguimiento | ERP hacia Shopify | La logística lo genera y el cliente lo consulta |
| Clientes | Shopify hacia ERP | Se crean o se asocian al pedido |
| Devoluciones y abonos | Ambos, con regla clara | Afectan a stock y a contabilidad |
El caso del stock: el dato más delicado
El stock es donde más duele una mala integración. Si Shopify muestra 5 unidades y en el almacén hay 2, vendes tres que no tienes. Para evitarlo, el ERP debe publicar existencias disponibles, no físicas: es decir, descontando lo reservado por pedidos aún no expedidos.
Ejemplo con supuestos: tienes 20 unidades en el almacén, 6 reservadas para pedidos en preparación y 4 reservadas para un pedido de un cliente profesional. El stock disponible que debes publicar es 20 − 6 − 4 = 10. Si publicas 20, expones diez ventas potenciales sin respaldo.
Frecuencia y márgenes de seguridad
Cuanto más rápido rotan tus artículos, más importa que la actualización sea casi inmediata. Muchos negocios añaden además un colchón de seguridad en artículos muy demandados: publican una unidad menos de la que hay para absorber desfases.
Pedidos: de la tienda al circuito operativo
Cuando entra un pedido, el ERP debe crear el pedido de venta con los mismos importes, impuestos y gastos de envío que vio el cliente, reservar el stock, asociar o crear el cliente y generar la orden de preparación del almacén. Después, la expedición devuelve el número de seguimiento y el estado a la tienda.
Decide también cómo tratas los casos especiales: pedidos con descuento, pagos parciales, pedidos sin pagar, envíos divididos en varios paquetes y pedidos con productos de proveedores distintos.
Facturación, IVA y conciliación
La factura debe reflejar el IVA correcto según el producto y el país de destino. Define quién emite la factura (normalmente el ERP o el programa de facturación) y cómo se enlaza con el pedido de la tienda. Sobre factura electrónica y requisitos de facturación, consulta con tu gestor qué te aplica.
La conciliación de cobros también necesita atención: las pasarelas liquidan importes agrupados y descuentan comisiones. Tu sistema debe poder cruzar cada liquidación con los pedidos que incluye, para que contabilidad no tenga que reconstruirlo a mano.
Cómo plantear el proyecto paso a paso
- Lista los flujos que quieres automatizar: pedidos, stock, precios, clientes, envíos, devoluciones.
- Asigna una fuente de verdad a cada dato y documenta quién puede cambiarlo.
- Define identificadores comunes: el SKU debe ser idéntico en ambos sistemas.
- Elige el método de conexión: conector existente, plataforma de integración o desarrollo con la API.
- Prueba con un grupo pequeño de productos y pedidos reales antes de activar todo el catálogo.
- Establece alertas para los fallos: pedidos que no entran, SKU sin correspondencia, stock negativo.
Conector, plataforma de integración o desarrollo a medida
La opción más sencilla es un conector ya hecho. Funciona bien si tus procesos son estándar, pero puede quedarse corto si tienes reglas especiales. Una plataforma de integración da más flexibilidad a cambio de configuración. El desarrollo a medida sobre la API de Shopify y la del ERP encaja cuando tu operativa es particular, aunque exige mantenimiento.
| Opción | Ventaja | Limitación |
|---|---|---|
| Conector estándar | Rápido de poner en marcha | Poca flexibilidad con reglas propias |
| Plataforma de integración | Flujos configurables | Coste recurrente y configuración |
| Desarrollo a medida | Se adapta exactamente a tu proceso | Requiere mantenimiento y pruebas |
Errores frecuentes
- Sincronizar stock físico en lugar de stock disponible.
- Permitir que se editen precios en ambos sistemas.
- Usar SKU distintos o con formato inconsistente.
- No decidir qué ocurre con un pedido cuando la sincronización falla.
- Dejar sin definir devoluciones y abonos hasta que ocurre el primero.
Lo que hacemos nosotros
Desarrollamos integraciones entre tiendas online y sistemas de gestión como parte de nuestro servicio de web y comercio digital para empresas, partiendo de tus flujos reales y no de un conector genérico. Dika Ops, nuestro ERP en beta cerrada, reúne ventas, inventario, logística y finanzas en un solo registro, y su módulo de inventario es donde viven las existencias que se publican en la tienda; puedes unirte a la lista de espera.
Si todavía estás montando la tienda, te servirá la guía para crear una tienda en Shopify, y si tu duda es de plataforma, Shopify o WooCommerce.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la integración de Shopify con un ERP?
Es la conexión automática entre la tienda y el sistema de gestión para intercambiar pedidos, existencias, precios, clientes y estados de envío. Evita la entrada manual y mantiene una sola versión de los datos.
¿Qué datos conviene sincronizar primero?
Empieza por pedidos hacia el ERP y existencias hacia la tienda, porque son los que más errores y reclamaciones evitan. Después añade precios, estados de envío y devoluciones.
¿Cada cuánto debe actualizarse el stock?
Depende de la rotación. Para artículos de alta demanda, lo ideal es una actualización casi inmediata mediante webhooks. Para catálogos tranquilos, un intervalo de pocos minutos suele bastar.
¿Se puede integrar sin programar?
En procesos estándar, sí, con un conector o una plataforma de integración. Si tus reglas son particulares, necesitarás algo de desarrollo para cubrirlas.
¿Qué ocurre si la sincronización falla?
Debe haber una cola de reintentos y una alerta visible. Sin ellas, un pedido puede quedar sin procesar durante horas sin que nadie lo note.
¿La integración resuelve la factura electrónica?
No por sí sola. Ayuda a que los datos del pedido lleguen limpios a facturación, pero los requisitos legales dependen de tu actividad, así que valídalos con tu gestor.
Resumen
Una buena integración empieza por decidir qué sistema manda en cada dato, publica stock disponible y no físico, y prevé qué hacer cuando algo falla. Si quieres revisar tu caso, puedes contactarnos desde nuestra página principal.
