Stok sayımı, rafta gerçekte duran ürün miktarını sayıp sistemdeki bakiyeyle karşılaştırmak ve aradaki farkı açıklayıp düzeltmektir. Doğru yapmak için sayımdan önce hareketleri durdurun, alanları paylaştırın, iki kişiyle sayın, farkları araştırın ve ancak nedeni anlaşıldıktan sonra düzeltme kaydı girin.
Sayımın amacı yalnızca "kaç adet var" öğrenmek değildir. Asıl amaç, sistemin gerçeği ne kadar yansıttığını görmek ve farkın nereden geldiğini bulmaktır. Aynı fark her sayımda tekrar ediyorsa sorun sayımda değil, sürecin başka bir yerindedir: hatalı giriş, kayıtsız çıkış, yanlış birim ya da çalıntı.
Aşağıda tam sayımı ve döngüsel sayımı, hazırlıktan düzeltme kaydına kadar sırayla anlatıyoruz. Sayımdan sonra çıkan sonuçları kullanacağınız yöntemler için stok yönetimi yöntemleri yazımıza da bakabilirsiniz.
Neden sayım yapılır
Sistemde görünen stok ile raftaki stok zamanla ayrışır. Bunun yaygın nedenleri hatalı mal kabul, kayıtsız çıkış, yanlış ürüne yapılan hareket, fire, hırsızlık ve birim karışıklığıdır. Sayım bu ayrışmayı ölçülebilir hale getirir.
Türkiye'de defter tutan işletmelerin yıl sonunda envanter çıkarması gerekir. Hangi yöntemin, hangi tarihte ve hangi belgelerle yapılması gerektiği şirketinizin durumuna göre değişir; bunu mali müşavirinizle netleştirin.
Sayım türleri
| Tür | Nasıl yapılır | Avantajı | Dezavantajı |
|---|---|---|---|
| Tam sayım | Tüm depo belirli bir günde sayılır | Tek seferde tam resim | Operasyonu durdurur, emek ister |
| Döngüsel sayım | Ürün grupları sırayla, yıl boyunca sayılır | Operasyon durmaz, hata erken yakalanır | Planlama ve disiplin ister |
| Nokta (spot) sayım | Şüpheli ürün veya raf sayılır | Hızlı kontrol | Tüm resmi vermez |
| Kör sayım | Sayan kişi sistem rakamını görmez | Yönlendirme olmaz | Fark kontrolü ikinci adımdır |
Küçük ve orta ölçekli işletmeler çoğunlukla yılda bir tam sayım ve araya serpiştirilmiş döngüsel sayım ile iyi sonuç alır. A grubu (değerli veya hızlı dönen) ürünler daha sık sayılır.
Sayım öncesi hazırlık
Sayımın kalitesi çoğu zaman sayım gününden önce belirlenir. Hazırlıkta yapılan her eksik, sayım günü gecikme ve tartışma olarak geri döner.
- Sayım tarihini ve saatini ilgili herkese önceden duyurun.
- Bekleyen mal kabulleri ve sevkiyatları sayımdan önce kaydedin.
- Depoyu toparlayın: ürünleri yerlerine koyun, hasarlı ve iade ürünleri ayırın.
- Her ürün çeşidini aynı yere ve etiketli şekilde yerleştirin.
- Sayım listesini veya el terminallerini hazırlayın.
- Sayım ekibini belirleyin ve yöntemi kısaca anlatın.
- Sayım sırasında yaşanacak hareketler (acil çıkış gibi) için yazılı kuralı belirleyin.
Sayım günü: adım adım
Sayım günü sıralı ve sade ilerleyin. Aşağıdaki sıra hem tam hem döngüsel sayım için uygundur.
- Sayımın başlangıç anında stok hareketlerini durdurun ya da kesim saatini kaydedin.
- Depoyu bölgelere ayırıp her bölgeyi iki kişilik bir ekibe verin.
- Birinci kişi sayar, ikinci kişi kontrol eder ve kaydeder.
- Ürünü, raf konumunu, miktarı ve birimi (adet, koli) açıkça yazın.
- Sayılan alana sayıldı etiketi veya işareti koyun.
- Tüm bölgeler bittiğinde listeleri toplayın ve eksik alan kalmadığını doğrulayın.
- Sayım sonuçlarını sisteme girin ve sistem bakiyesiyle karşılaştırın.
Barkodla sayım
Elle listeye yazmak yerine barkod okutarak sayım yapmak hız ve doğruluk kazandırır. Okutulan her ürün anında sayım kaydına işlenir; yanlış ürün ya da fazla okuma anında görülür. Barkod altyapısı konusunda barkodlu stok takibi yazımız ayrıntı verir. Okunamayan ya da barkodsuz ürünlerde elle giriş seçeneği yedek olarak hazır olmalıdır.
Fark analizi: nedeni bulmadan düzeltmeyin
Sayım ile sistem arasında fark çıkması normaldir. Hata, farkı hemen düzeltme kaydıyla kapatıp nedenini araştırmamaktır. Önce farkı iki kez saydırın, sonra son hareketleri inceleyin.
Örnek: Bir üründe sistem bakiyesi 240 adet, sayım 228 adet. Fark 12 adet eksik. Önce ürünü yeniden saydırın. Hâlâ 228 çıkıyorsa son hareketlere bakın: son iki haftada kayıtsız bir çıkış var mı, bir iade yanlış ürüne mi girilmiş, koli ile adet birimi karışmış mı? Birim karışıklığı 12 adetlik bir kolinin yanlış girilmesiyle açıklanabilir. Bu rakamlar yalnızca örnektir. Nedeni bulunca düzeltme, hareketin kendisinde yapılır; bulunamazsa düzeltme hareketi nedeni "sayım farkı" olarak kaydedilir.
Fark değerinin önemi ürüne göre değişir. Düşük değerli ve çok hareketli ürünlerde küçük sapmalar kabul edilebilir; değerli ürünlerde sıfır tolerans hedeflenir. Hangi farkın hangi onaya gittiğini baştan belirleyin.
Düzeltme kaydı ve sayım sonrası
Farklar araştırıldıktan sonra stok düzeltme hareketi girilir. Düzeltmeyi yapan, nedeni yazan ve onaylayan kişi kayıtta görünmelidir; yetkisiz ve nedensiz düzeltme, sayımın amacını ortadan kaldırır. Düzeltmeler değer farkı da doğurur ve bu fark muhasebe kaydını etkiler, bu yüzden muhasebe sorumlusunun bilgisi olmalıdır.
Sayımdan sonra bir kısa değerlendirme yapın: en çok fark hangi ürün grubunda çıktı, hangi alanda çıktı, hangi hareket türü kaynaktı? Çıkan bulguları sürece geri taşıyın; örneğin mal kabul kontrolünü sıkılaştırın ya da kayıtsız çıkışı engelleyin. Sayım yalnızca bir kontrol değil, iyileştirme fırsatıdır. Sayımı kolaylaştıracak depo düzeni için depo yerleşim planı yazısına da göz atın.
Döngüsel sayım nasıl planlanır
Döngüsel sayımda amaç, tüm depoyu bir günde değil, yıl boyunca parça parça saymaktır. Önce ürünleri değerine ve hareket sıklığına göre gruplayın. Değerli ve sık hareket eden ürünleri ayda bir, orta grubu üç ayda bir, düşük değerli ve yavaş dönenleri yılda bir sayacak bir takvim çıkarın.
Takvimi haftalık işe bölün. Örneğin pazartesi A grubundan on ürün, perşembe bir raf bölgesi. Her gün yarım saatlik bir sayım, yılda bir kez yapılan iki günlük sayımdan daha az yük getirir ve hatayı olduğu anda yakalar. Sayım sonuçlarını bir tabloda tutun: ürün, tarih, fark, neden. Aynı üründe tekrar eden farklar sürecin hangi noktasında sorun olduğunu gösterir.
Döngüsel sayım düzenli çalışmak için bir sorumlu ister. Sayımı depo çalışanına bırakıp kontrolü başka birine vermek, hem tarafsızlığı hem sürekliliği güçlendirir.
Bizim yaklaşımımız
Biz Dika Ops'ta stok hareketlerinin belge ve kullanıcıyla birlikte kaydedildiği tek bir kayıt yapısı kullanıyoruz; bir bakiyenin nasıl oluştuğunu geriye doğru izlemek bu yüzden mümkün. Muhasebe kaydını hazırlayan kişi onu onaylayamaz; bu ayrımı ürüne yerleştirdik. Dika Ops kapalı beta aşamasındadır ve şirketler bekleme listesiyle katılır. Stok modülü sayfasında ayrıntıları görebilirsiniz. Mevcut sisteminize uygun bir sayım uygulaması gerekiyorsa özel yazılım hizmetimiz bunu geliştirir.
Sıkça sorulan sorular
Stok sayımı yılda kaç kez yapılmalı?
Yasal ya da kurumsal yıl sonu sayımına ek olarak değerli ve hızlı dönen ürünleri daha sık saymak iyi bir uygulamadır. Döngüsel sayım ile yıl boyunca hatayı erken yakalarsınız. Sıklığı ürün değeri ve fark geçmişi belirler.
Sayım sırasında satış yapılabilir mi?
Tam sayımda hareketlerin durdurulması en güvenlisidir. Durdurulamıyorsa kesim saatini kaydedip sonraki hareketleri ayrı izleyin. Döngüsel sayımda yalnızca sayılan alan kilitlenir.
Sayım farkı çıkarsa ne yapılır?
Önce yeniden sayın, sonra son hareketleri inceleyip nedeni bulun. Neden bulunduktan sonra düzeltme kaydı girin. Nedensiz düzeltme aynı hatayı tekrar üretir.
Kör sayım nedir?
Sayan kişinin sistem rakamını görmeden saydığı yöntemdir. Böylece sayım rakamdan etkilenmez. Karşılaştırma sayım bittikten sonra yapılır.
Kaç kişiyle sayım yapılmalı?
Her alan için iki kişi idealdir: biri sayar, diğeri kontrol eder ve kaydeder. Sayacak kişinin o alanın günlük işine karışmaması tarafsızlığı artırır.
Sayım programla mı, kâğıtla mı yapılmalı?
Küçük depolarda kâğıt liste yeterli olabilir. Ürün sayısı arttıkça barkodlu ve programlı sayım hem hızlı hem hatasızdır. Sonuçların doğrudan sisteme girmesi tekrar yazım hatasını ortadan kaldırır.
Sayıma hazırlanmak için ilk adım
Bir sonraki sayımdan önce ürün kodlarınızı ve birimlerinizi temizleyin, sayım ekibini ve kesim saatini belirleyin. Süreci kendi sisteminize uyarlamak isterseniz ekibimize ulaşabilirsiniz. Stok yazılımı seçimi için stok takip programı rehberi de elinizin altında olsun.
