Un ERP cloud gira sui server del fornitore e lo usi dal browser; un ERP on-premise gira sui server della tua azienda e ne gestisci tu manutenzione, backup e sicurezza. Per una PMI senza personale informatico il cloud è di solito più semplice. L'installazione locale ha senso quando hai requisiti di controllo, di rete o di integrazione che il cloud non soddisfa.
La scelta non riguarda solo la tecnologia: cambia chi si occupa di cosa, come si paga e cosa succede quando qualcosa si rompe. Per questo conviene ragionarci prima di scegliere il prodotto, non dopo.
Di seguito trovi le differenze, un confronto dei costi con ipotesi dichiarate e una lista di domande da fare ai fornitori. Se stai ancora valutando se ti serve un ERP, parti da cos'è un gestionale ERP.
Che cosa significa cloud e che cosa on-premise
Nel modello cloud il software è installato su infrastrutture gestite dal fornitore o da un provider. Tu ti colleghi con il browser, paghi un abbonamento e ricevi gli aggiornamenti senza interventi. Backup e disponibilità del servizio sono responsabilità del fornitore, nei limiti del contratto.
Nel modello on-premise il software è installato sui server dell'azienda, o su server che affitti e amministri tu. Acquisti spesso una licenza, e l'infrastruttura, gli aggiornamenti, i backup e la sicurezza sono compiti tuoi o di un consulente.
Esiste anche un modello intermedio: software installabile ma ospitato su un cloud privato scelto da te. Qui il controllo è alto, ma anche la responsabilità resta tua.
Confronto tra ERP cloud e on-premise
| Aspetto | ERP cloud | ERP on-premise |
|---|---|---|
| Dove gira | Server del fornitore o di un provider | Server dell'azienda o affittati e gestiti da te |
| Costo iniziale | Basso, di norma un abbonamento | Più alto: licenza, hardware, installazione |
| Costo nel tempo | Ricorrente, prevedibile | Meno canoni, ma manutenzione e personale |
| Aggiornamenti | Gestiti dal fornitore | Pianificati e testati da te |
| Backup e sicurezza | Del fornitore, secondo il contratto | Tuoi |
| Accesso da fuori sede | Immediato | Richiede VPN o configurazione |
| Controllo sui dati | Dipende dal contratto | Diretto |
| Dipendenza dalla connessione | Alta | Minore per l'uso interno |
Nessuna colonna vince in assoluto. Ogni riga pesa in modo diverso a seconda dell'azienda.
I costi da mettere sul tavolo
Il confronto dei costi spesso inganna perché si paragona un abbonamento con una licenza. Per un confronto onesto considera tutte le voci su un orizzonte di cinque anni.
- Cloud: abbonamento per utente o per modulo, configurazione iniziale, formazione, eventuali integrazioni.
- On-premise: licenza, server, sistema di backup, impianto elettrico e rete, installazione, canone di manutenzione, ore di un tecnico.
- In entrambi i casi: importazione dei dati, assistenza e tempo del tuo personale.
Esempio con ipotesi dichiarate: azienda di 20 utenti. Nel cloud ipotizziamo un canone di 60 € al mese per utente, cioè 1.200 € al mese e 72.000 € in cinque anni. Nell'on-premise ipotizziamo 40.000 € di licenza e server, più 8.000 € all'anno tra manutenzione e consulenza tecnica, cioè 80.000 € in cinque anni. Sono cifre di esempio: sostituiscile con i preventivi reali e aggiungi i costi interni.
Nota come il risultato dipende dalle ipotesi. Quello che conta è il metodo: stessa durata, stesse voci, preventivi scritti.
Sicurezza e backup: chi è responsabile
Nel cloud affidi a un fornitore backup, cifratura e continuità del servizio. È una buona scelta se il fornitore descrive in modo chiaro cosa fa, dove sono i dati e come li restituisce. Chiedi dove risiedono i server, ogni quanto vengono eseguiti i backup e come vengono ripristinati.
Con l'on-premise la sicurezza è buona solo quanto la tua organizzazione: aggiornamenti applicati, accessi controllati, backup provati davvero. Molte PMI scoprono il problema solo il giorno in cui un ripristino non funziona. Se non hai una persona dedicata, il rischio non è teorico.
Per i dati personali dei dipendenti e dei clienti valgono le norme sulla protezione dei dati. Parlane con il tuo consulente sulla privacy e fatti dire dal fornitore dove e come tratta le informazioni.
Quando conviene il cloud
- Non hai personale informatico interno.
- Lavori con più sedi, agenti o dipendenti che accedono da fuori ufficio.
- Vuoi un costo mensile prevedibile e un avvio rapido.
- Preferisci ricevere gli aggiornamenti, comprese le novità fiscali come quelle sulla fattura elettronica, senza gestirli tu.
Quando conviene l'on-premise
- Hai requisiti contrattuali o normativi che impongono di tenere i dati in sede.
- Lavori in luoghi con connessione instabile e l'ERP deve restare disponibile in ogni caso.
- Devi integrare macchinari o sistemi locali in modo molto stretto.
- Hai già un team informatico capace di gestire server e sicurezza.
Come scegliere in cinque passi
- Elenca i vincoli: dati che devono restare in sede, connessione, integrazioni con macchinari.
- Valuta chi, in azienda, gestirebbe server e backup.
- Chiedi ai fornitori un preventivo su cinque anni, con tutte le voci.
- Verifica come si esportano i tuoi dati se cambi fornitore.
- Fai una prova con dati reali, in particolare su fattura elettronica e scadenzario.
Il passo successivo è l'avvio: nella guida all'implementazione di un ERP descriviamo le fasi e i ruoli. Se la tua azienda è piccola, vedi anche ERP per PMI.
Cosa facciamo noi
Noi di Dika Design abbiamo costruito Dika Ops per le piccole e medie aziende, ed è un servizio ospitato in cloud. Lavora con permessi stretti e con approvazioni umane sulle operazioni che contano. Per scegliere tra cloud e installazione locale, i criteri di questo articolo valgono per qualunque prodotto, anche per il nostro. È in beta chiusa: ci si iscrive a una lista d'attesa su dikaops.com.
Se il tuo caso richiede un'architettura particolare, per esempio ambienti dedicati o integrazioni con impianti, ci occupiamo anche di piattaforme dati e business intelligence e di infrastruttura cloud su misura.
Un caso pratico: due sedi e un magazzino
Immagina un'azienda con una sede commerciale a Milano e un magazzino in provincia, con agenti che inseriscono ordini dal telefono. Con un ERP cloud tutti accedono agli stessi dati da qualunque luogo, senza configurare reti private. Con un'installazione locale devi collegare le sedi, proteggere l'accesso da fuori e garantire che il server resti acceso e aggiornato.
Se invece il magazzino è in una zona dove la connessione cade spesso e il sistema serve per le spedizioni, la dipendenza dalla rete è un rischio concreto. In quel caso valuta una linea di riserva, oppure un'architettura che permetta di lavorare anche con una connessione limitata.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra ERP cloud e on-premise?
Il cloud gira su server del fornitore e si usa dal browser con un abbonamento. L'on-premise gira sui tuoi server: hai più controllo diretto, ma gestisci tu aggiornamenti, backup e sicurezza.
Un ERP cloud è sicuro?
Dipende dal fornitore e dal contratto. Chiedi dove sono i server, come vengono fatti e provati i backup, come si gestiscono gli accessi e come restituiscono i dati. Un buon fornitore risponde in modo preciso e per iscritto.
Cosa succede se la connessione internet cade?
Con un ERP cloud non puoi lavorare finché la connessione non torna. Se l'attività dipende da una rete instabile, valuta una linea di riserva o un'installazione locale.
Quale costa meno nel tempo?
Dipende dalle ipotesi. Il cloud ha un costo iniziale basso e canoni ricorrenti, l'on-premise un investimento iniziale più alto e costi di manutenzione. Confronta preventivi su cinque anni con le stesse voci.
Posso passare dall'on-premise al cloud più avanti?
Spesso sì, ma è una migrazione vera e propria, con esportazione dei dati e nuova configurazione. Chiedi al fornitore se offre un percorso e quali formati di esportazione supporta.
La fattura elettronica funziona allo stesso modo nei due modelli?
La funzione deve essere presente in entrambi, con trasmissione tramite SdI. Cambia chi mantiene aggiornato il sistema quando le regole variano: nel cloud di solito il fornitore, in locale tu.
Da dove partire
Se non hai personale informatico e non hai vincoli particolari, il cloud è il punto di partenza più sensato. Se invece hai vincoli di dati o di rete, quantifica i costi di gestione prima di decidere.
Per discutere il tuo caso puoi scriverci dalla pagina dei contatti.
