Die wichtigsten Methoden der Bestandsführung lassen sich in drei Gruppen ordnen: Verfahren zur Einteilung der Artikel (ABC- und XYZ-Analyse), Regeln für die Entnahme (FIFO, FEFO) und Rechenregeln für die Disposition (Meldebestand, Sicherheitsbestand, Bestellmenge). Sie beantworten jeweils eine andere Frage, und die meisten Lager nutzen mehrere davon gleichzeitig.
Dieser Beitrag erklärt jede Methode so, dass Sie sie mit Ihren Zahlen nachrechnen können. Alle Zahlen in den Beispielen sind angenommen und dienen nur der Veranschaulichung. Sie sind für Händler und Hersteller gedacht, die ihre Bestände bisher nach Gefühl steuern.
Überblick: Welche Methode beantwortet welche Frage
| Methode | Frage, die sie beantwortet | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| ABC-Analyse | Welche Artikel sind wertmäßig wichtig? | Priorisierung von Aufmerksamkeit und Zählrhythmus |
| XYZ-Analyse | Wie planbar ist der Verbrauch? | Wahl der Disposition je Artikel |
| FIFO | Welche Ware verlassen wir zuerst? | Ware mit Alterung oder Modellwechsel |
| FEFO | Was läuft zuerst ab? | Artikel mit Mindesthaltbarkeit |
| Meldebestand | Wann bestellen wir nach? | Regelmäßig verbrauchte Artikel |
| Bestellmenge | Wie viel bestellen wir? | Abwägung von Bestell- und Lagerkosten |
ABC-Analyse: Aufmerksamkeit nach Wert verteilen
Bei der ABC-Analyse sortieren Sie Artikel nach ihrem Anteil am Verbrauchswert, also Menge mal Preis. Als Faustregel machen wenige Artikel den größten Teil des Wertes aus. Diese bekommen die Klasse A, es folgen B und C mit abnehmender Bedeutung.
So gehen Sie vor:
- Verbrauchswert je Artikel für ein Jahr ermitteln (Jahresmenge mal Einkaufspreis).
- Artikel absteigend nach Wert sortieren.
- Den Anteil jedes Artikels am Gesamtwert aufsummieren.
- Grenzen ziehen, zum Beispiel A bis rund 80 %, B bis rund 95 %, Rest C. Die Grenzen sind Konvention, Sie dürfen sie an Ihr Sortiment anpassen.
Die Klassen steuern den Aufwand: A-Artikel zählen und disponieren Sie engmaschig, C-Artikel mit einfachen Regeln und größeren Beständen. Das spart Zeit, ohne den Blick auf die wertvollen Teile zu verlieren.
XYZ-Analyse: Wie gleichmäßig ist der Verbrauch
Die XYZ-Analyse bewertet die Schwankung des Verbrauchs. X-Artikel verbrauchen sich gleichmäßig, Y-Artikel schwanken, Z-Artikel sind kaum vorhersehbar. Gemessen wird meist über den Variationskoeffizienten, also die Streuung geteilt durch den Mittelwert der Monatsverbräuche.
Kombiniert mit ABC entsteht eine Matrix. Ein AX-Artikel, wertvoll und gleichmäßig, eignet sich für automatische Nachbestellung mit kleinen Beständen. Ein AZ-Artikel, wertvoll und unplanbar, braucht manuelle Beobachtung oder Bestellung auf Auftrag. Ein CX-Artikel kann mit großem Vorrat und einfacher Regel laufen.
FIFO und FEFO: Die Entnahmereihenfolge
FIFO (First In, First Out) bedeutet, dass die zuerst eingelagerte Ware zuerst ausgegeben wird. Das verhindert, dass alte Ware hinten im Regal liegen bleibt. FEFO (First Expired, First Out) richtet sich nach dem Ablaufdatum und ist bei Lebensmitteln, Kosmetik und anderen Produkten mit Mindesthaltbarkeit Standard.
Zu unterscheiden ist die physische Entnahme von der Bewertung in der Buchhaltung. Dort gibt es Verbrauchsfolgeverfahren, mit denen Bestände bewertet werden. Welche Verfahren handels- und steuerrechtlich zulässig sind und für Ihren Abschluss gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung; wir fassen das hier bewusst nicht zusammen.
Software kann FIFO und FEFO unterstützen, indem sie bei Chargen vorschlägt, welche Ware zuerst zu entnehmen ist. Voraussetzung ist, dass Chargen oder Ablaufdaten beim Wareneingang erfasst werden.
Meldebestand und Sicherheitsbestand
Der Meldebestand ist die Menge, bei der Sie nachbestellen. Er soll den Verbrauch bis zur Lieferung decken, plus einen Puffer für Schwankungen:
Meldebestand = Tagesverbrauch × Wiederbeschaffungszeit + Sicherheitsbestand
Beispiel mit angenommenen Zahlen: Ein Artikel verbraucht sich mit 1.200 Stück im Monat, das sind 40 Stück je Tag bei 30 Tagen. Der Lieferant liefert in 10 Tagen. Der Sicherheitsbestand soll 100 Stück betragen. Der Meldebestand ist 40 × 10 + 100 = 500 Stück. Sobald der verfügbare Bestand 500 erreicht, löst die Bestellung aus.
Der Sicherheitsbestand deckt Verbrauchsspitzen und verspätete Lieferungen ab. Zu klein führt zu Lieferengpässen, zu groß bindet Kapital. Er sollte sich an der Unsicherheit orientieren: Artikel mit schwankendem Verbrauch (Y und Z) und unzuverlässigen Lieferanten brauchen mehr Puffer. Wichtig ist, bei der Rechnung den verfügbaren Bestand zu nehmen, also Bestand minus Reservierungen plus bestellte Ware.
Bestellmenge: Wie viel auf einmal
Häufige Bestellungen verursachen Bestellkosten, große Mengen verursachen Lagerkosten. Die klassische Optimierung ist die optimale Bestellmenge nach Andler:
Optimale Bestellmenge = Wurzel aus (2 × Jahresbedarf × Bestellkosten je Bestellung ÷ Lagerkosten je Stück und Jahr)
Beispiel mit angenommenen Zahlen: Jahresbedarf 14.400 Stück, Bestellkosten 50 € je Bestellung, Lagerkosten 3 € je Stück und Jahr. Dann gilt Wurzel aus (2 × 14.400 × 50 ÷ 3) = Wurzel aus 480.000, also rund 693 Stück. Das Ergebnis ist ein Richtwert. Mindestabnahmemengen, Staffelpreise, Palettengrößen und Platz verschieben ihn in der Praxis.
Kanban, Just-in-time und Zählverfahren
Neben den Rechenregeln gibt es Steuerungsprinzipien. Beim Kanban löst ein leerer Behälter die Nachbestellung aus, ganz ohne Berechnung. Das eignet sich für günstige, häufig gebrauchte Teile. Just-in-time reduziert Bestände, setzt aber zuverlässige Lieferanten und stabile Planung voraus und macht Sie bei Störungen verwundbar.
Auch die Zählung ist eine Methode: Die Stichtagsinventur zählt alles an einem Tag, die permanente Inventur verteilt das Zählen über das Jahr. Wie Sie dabei vorgehen, beschreibt der Beitrag zur Inventur.
Häufige Fehler bei der Anwendung
Methoden scheitern selten an der Formel, sondern an den Eingangsdaten. Ein Meldebestand, der mit einer falschen Lieferzeit gerechnet wurde, löst zu spät aus, egal wie sauber die Rechnung ist. Prüfen Sie deshalb die tatsächliche Wiederbeschaffungszeit anhand der letzten Bestellungen und nicht anhand der Zusage im Angebot.
Ebenso häufig ist der Fehler, einmal berechnete Werte nie wieder anzusehen. Verbrauch, Lieferzeiten und Preise ändern sich. Legen Sie fest, dass A-Artikel quartalsweise, alle anderen mindestens einmal im Jahr neu bewertet werden. Dokumentieren Sie bei jeder Anpassung, warum sie erfolgt ist, damit Ihr Einkauf die Entscheidung später nachvollziehen kann.
Welche Methode für welches Lager
- Kleines Sortiment, ein Lager: Meldebestände und eine einfache ABC-Einteilung genügen.
- Ware mit Mindesthaltbarkeit: FEFO mit Chargenerfassung ist der Standard.
- Große Sortimente: ABC/XYZ-Matrix, differenzierte Dispositionsregeln je Klasse.
- Viele Lagerplätze und Mitarbeitende: zusätzlich ein Lagerverwaltungssystem für Wege und Plätze.
Die Methoden brauchen verlässliche Daten: Ohne gebuchte Bewegungen sind Meldebestände wertlos. Eine Software, die jede Bewegung erfasst, finden Sie im Überblick zur Bestandsverwaltung Software. In Dika Ops, unserem ERP in der geschlossenen Beta, laufen Einkauf, Lager und Verkauf auf demselben Datenbestand, sodass Verbrauch und Bestand zusammenhängen; siehe Einkauf in Dika Ops. Für maßgeschneiderte Dispositionslogik bauen wir individuelle Software; eine Übersicht gibt die Startseite.
Häufig gestellte Fragen
Was ist die ABC-Analyse im Lager?
Ein Verfahren, das Artikel nach ihrem Anteil am Verbrauchswert in A, B und C einteilt. A-Artikel sind wertmäßig am wichtigsten und werden besonders eng gesteuert und gezählt.
Wie berechne ich den Meldebestand?
Multiplizieren Sie den Tagesverbrauch mit der Wiederbeschaffungszeit in Tagen und addieren Sie den Sicherheitsbestand. Erreicht der verfügbare Bestand diese Menge, bestellen Sie nach.
Was ist der Unterschied zwischen FIFO und FEFO?
FIFO gibt die älteste Lieferung zuerst aus, FEFO die Ware mit dem frühesten Ablaufdatum. Bei Artikeln mit Mindesthaltbarkeit ist FEFO sinnvoller.
Wie hoch sollte der Sicherheitsbestand sein?
Das hängt von der Schwankung des Verbrauchs und der Zuverlässigkeit der Lieferanten ab. Beginnen Sie mit einer Schätzung, werten Sie Engpässe und Überbestände aus und passen Sie den Wert regelmäßig an.
Ist FIFO für die Bilanz vorgeschrieben?
Die Entnahmereihenfolge im Lager und das Bewertungsverfahren in der Buchhaltung sind zwei verschiedene Dinge. Welches Bewertungsverfahren für Ihren Abschluss zulässig und sinnvoll ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Brauche ich Software für diese Methoden?
Für wenige Artikel genügt eine Tabelle. Sobald Sie viele Artikel, Chargen oder mehrere Orte haben, rechnet und überwacht eine Software Meldebestände, Reservierungen und Ablaufdaten zuverlässiger.
Fazit und nächster Schritt
Beginnen Sie mit der ABC-Einteilung, rechnen Sie für Ihre A-Artikel den Meldebestand aus und führen Sie FEFO überall ein, wo Haltbarkeit zählt. Prüfen Sie die Ergebnisse nach einigen Monaten und passen Sie die Puffer an. Bei Fragen zur Umsetzung erreichen Sie uns über die Kontaktseite.
