İş akışı otomasyonunun en yararlı örnekleri; sipariş geldiğinde stok ve fatura adımlarını başlatmak, stok eşiğinin altında satın alma talebi açmak, vadesi geçen faturayı hatırlatmak, yeni çalışan için görevleri atamak ve gelen müşteri talebini doğru ekibe yönlendirmektir. Hepsinde ortak nokta, bir olayın bir dizi adımı kendiliğinden başlatmasıdır.
Bir iş akışı üç parçadan oluşur: tetikleyici (ne olunca başlar), koşul (hangi durumda çalışır) ve eylem (ne yapar). Bu yapıyı akılda tutarsanız aşağıdaki örnekleri kendi işinize uyarlamak kolaylaşır.
Örnekleri alanlara göre grupladık ve her birinde insan onayının nerede kaldığını belirttik. Genel çerçeve için iş süreçlerinin otomasyonu yazımıza bakabilirsiniz.
İyi bir iş akışı nasıl tasarlanır
Akış tasarlarken önce sonucu yazın: otomasyon bittiğinde ne değişmiş olmalı? Sonra olaydan sonuca giden adımları sıralayın ve her adımın "bu bir kişinin kararı mı, yoksa kural mı?" sorusuna cevap verin.
- Tetikleyiciyi tek ve net tutun; belirsiz tetikleyici gereksiz çalışma üretir.
- Koşulları yazılı ve ölçülebilir yapın: "yüksek tutar" yerine "50.000₺ üzeri".
- Para, sözleşme ve muhasebe gibi sonucu ağır eylemlerde insan onayı bırakın.
- Her akışın bir sahibi olsun; kural değişince güncelleyen kişi belli olsun.
- Akışın ne yaptığı kayıt altında görülebilsin.
10 örnek bir bakışta
| Alan | Tetikleyici | Koşul | Eylem |
|---|---|---|---|
| Satış | Teklif onaylandı | Tutar tanımlı sınırın altında | Satış siparişi oluştur |
| Satış | Sipariş onaylandı | Stok yeterli | Depoya sevk görevi aç |
| Satın alma | Stok eşiğin altına indi | Ürün aktif ve tedarikçi tanımlı | Satın alma talebi aç |
| Finans | Fatura vadesi geçti | Ödenmemiş | Müşteriye hatırlatma gönder |
| Finans | Gider belgesi yüklendi | Tutar onay sınırının üzerinde | Yöneticiye onay görevi |
| İK | Yeni çalışan kaydedildi | Pozisyon belli | Oryantasyon görevlerini ata |
| İK | İzin talebi açıldı | Bakiye yeterli | Yöneticiye onay yönlendir |
| Müşteri hizmetleri | Yeni talep geldi | Konu: iade | İade ekibine ata |
| E-ticaret | Sipariş kargolandı | Takip no mevcut | Müşteriye bilgi mesajı |
| Raporlama | Ay sonu geldi | Dönem kapalı | Yönetime özet rapor gönder |
Satış ve sipariş örnekleri
1. Teklif onayından siparişe
Müşteri teklifi onayladığında sistem satış siparişini oluşturur, müşteri bilgisini kopyalar ve ilgili satış temsilcisine görev açar. Tutar belirlediğiniz sınırı aşarsa sipariş yönetici onayına düşer. Bu, teklif ile sipariş arasında yeniden yazma işini ortadan kaldırır.
2. Siparişten sevkiyata
Sipariş onaylandığında stok kontrol edilir; yeterliyse depoya toplama ve sevk görevi gider, yetersizse satın alma ya da satış ekibine uyarı düşer. Stok takip tarafını stok takip programı yazımızda anlattık.
Satın alma ve stok örnekleri
3. Stok eşiğinde satın alma talebi
Bir ürünün stoğu belirlenen eşiğin altına indiğinde, ürünün tedarikçisi ve son alış miktarı baz alınarak bir satın alma talebi taslağı açılır. Talebi satın almacı onaylar; sistem yalnızca hazırlığı yapar. Eşiği ve miktarı gerçek satış hızınıza göre belirleyin.
4. Teslim alındığında stok ve fatura eşleşmesi
Mal teslim alındığında stok girişi oluşur, tedarikçi faturası geldiğinde sipariş ve irsaliyeyle eşleştirilir. Fark varsa (miktar ya da fiyat) kayıt onaya düşer. Bu eşleştirme, ay sonunda elle uğraşılan farkları azaltır.
Finans örnekleri
5. Vadesi geçen faturalar için hatırlatma
Vade tarihi geçen ve ödenmemiş fatura için müşteriye nazik bir hatırlatma gider. Belirli gün sayısını aşan alacak için satış temsilcisine ve finans sorumlusuna görev açılır. Hatırlatmanın metnini siz belirlersiniz; ton müşteri ilişkisine uygun olmalıdır.
6. Gider onayı
Çalışan masraf belgesini yüklediğinde, tutara göre yönetici ya da finans onayı yönlendirilir. Küçük tutarlar tek onayla, büyük tutarlar iki onayla ilerler. Böylece onay kuralları kişilere bağlı kalmaz, yazılı olur. Nakit tarafında ilgili ayrıntıya nakit akışı yönetimi yazımızdan ulaşabilirsiniz.
İK örnekleri
7. Yeni çalışan görev listesi
Yeni çalışan kaydedildiğinde bilgisayar hazırlama, hesap açma, evrak toplama ve oryantasyon görüşmeleri ilgili kişilere görev olarak atanır. İlk gün için unutulan iş kalma riski azalır. Detay için işe alım ve oryantasyon süreci yazımıza bakın.
8. İzin talebi yönlendirme
Çalışan izin talep ettiğinde bakiye kontrol edilir; yeterliyse talep yöneticiye gider, değilse çalışana bakiyenin yetmediği bilgisi verilir. Onaylanan izin takvime işlenir.
Müşteri hizmetleri ve e-ticaret örnekleri
9. Talebi doğru ekibe atama
Gelen müşteri talebi konusuna göre iade, teknik destek ya da fatura ekibine atanır. Atamadaki gecikme ve yanlış yönlendirme azalır. Talep belirli süre cevapsız kalırsa yöneticiye hatırlatma gider.
10. Sipariş ve kargo bilgilendirmesi
Çevrimiçi mağazada sipariş kargoya verildiğinde müşteriye takip numarasıyla mesaj gider. Stok, fatura ve kargo bilgisi mağaza ile iç sistem arasında tutarlı kalır. Bu entegrasyonun mantığını Shopify ERP entegrasyonu yazımızda inceledik.
İnsan onayı nerede kalmalı
Otomasyonun hızı ile kontrolün güvenliğini dengelemek gerekir. Genel kural şudur: geri alınması zor ya da para ile ilgili adımlarda son söz bir kişide olsun. Aşağıdaki liste kaba bir yol göstericidir.
- Bildirim, hatırlatma ve görev atama gibi geri alınabilir adımlar otomatik çalışabilir.
- Taslak belge hazırlama otomatik olabilir, onaylama bir kişiye ait olmalı.
- Ödeme, iade, sözleşme gönderimi ve muhasebe fişi onayı insan onayıyla yapılmalı.
- Her otomatik eylem kayıtta görünür olmalı.
Kendi akışınızı tasarlayın
Bir akış tasarlarken önce haftalık en çok zaman alan üç işi listeleyin. Her biri için tetikleyici, koşul ve eylemi yazın. Bir tanesini seçip küçük bir ekiple deneyin ve önce-sonra süreyi ölçün.
Yayına almadan önce test
Bir akışı canlı veriye bağlamadan önce birkaç gerçek senaryoyla deneyin. Test sırasında şunlara bakın:
- Tetikleyici yalnızca doğru olayda mı çalışıyor, yoksa gereksiz yere de mi tetikleniyor?
- Koşul sınır değerlerinde (tam eşikte, eşiğin bir altında) doğru davranıyor mu?
- Eksik veri geldiğinde akış hata verip duruyor mu, yoksa sessizce yanlış iş mi yapıyor?
- İstisna bir kişiye düşüyor mu ve o kişi bunu görüyor mu?
İlk iki hafta çıktıları el ile kontrol edin. Akış beklediğiniz gibi çalışıyorsa denetim sıklığını azaltabilirsiniz; ancak kayıtları görmeyi bırakmayın. Kurallar değiştiğinde, örneğin onay sınırınız güncellendiğinde, ilgili akışın da aynı gün güncellenmesi gerekir.
Biz Dika Studio'da ekiplerin görsel bir otomasyon motoruyla akış kurabildiği bir çalışma alanı sunuyoruz; erken erişim aşamasında, ayrıntılar burada. Dika Ops tarafında ise otomasyon, satış, satın alma ve finans kayıtlarıyla aynı yerde çalışıyor. Kendi sistemlerinizi birbirine bağlayan özel bir akışa ihtiyaç duyarsanız yapay zekâ, entegrasyon ve otomasyon hizmetimiz kapsamında yardımcı olabiliriz. Başlangıç için ana sayfamızdaki iletişim bilgilerini kullanabilirsiniz.
Sıkça sorulan sorular
İş akışı otomasyonu nedir?
Bir olayın önceden tanımlı adımları kendiliğinden başlatmasıdır. Örneğin onaylanan sipariş depoya görev açar. Akış tetikleyici, koşul ve eylemden oluşur.
En çok kullanılan otomasyon örnekleri hangileridir?
Sipariş işleme, stok eşiği uyarısı, vade hatırlatma, gider onayı, yeni çalışan görevleri ve müşteri talebi yönlendirme en yaygın olanlardır. Bunlar sık tekrar eder ve kuralları nettir.
Kodlama bilmeden otomasyon kurulabilir mi?
Görsel akış araçlarıyla basit akışlar kod yazmadan kurulabilir. Birden çok sistemi bağlayan karmaşık akışlarda teknik destek gerekebilir. Akışı kâğıt üzerinde net yazmak her durumda işi kolaylaştırır.
Otomasyon hata yaparsa ne olur?
Otomasyon da hata yapabilir. Bu yüzden önemli adımlarda insan onayı bırakılır ve akışın yaptığı her işlem kayıt altında tutulur. Hata görüldüğünde akış durdurulur, kural düzeltilir. Küçük bir pilotla başlamak riski sınırlar.
Otomasyon kurmak ne kadar sürer?
Basit bir akış birkaç saatte kurulabilir. Birden çok sistemi bağlayan ya da çok istisnası olan akışlar daha uzun sürer. Asıl zaman, kuralları netleştirmeye gider.
Hangi akışla başlamalıyım?
Sık tekrar eden, kuralı net ve hatası kolay düzeltilen bir akışla başlayın. Vade hatırlatma ya da görev atama gibi akışlar iyi bir başlangıçtır. Sonuçları ölçüp genişletin.
Kısaca
İş akışı otomasyonu örnekleri farklı görünse de aynı yapıyı paylaşır: tetikleyici, koşul, eylem ve gerektiğinde insan onayı. Kendi işinizde en çok zaman alan tekrar eden işi seçin, kuralını yazın ve küçük başlayın.
