Ein automatisierter Workflow besteht immer aus einem Auslöser, wenigen Bedingungen und klar benannten Aktionen, ergänzt um einen Prüfpunkt, an dem ein Mensch bestätigt. Sieben Beispiele aus dem Mittelstand zeigen, wie das aussieht: Rechnungsfreigabe, Bestellvorschläge, Lead-Zuweisung, Onboarding, Zahlungserinnerung, Lagerwarnung und Shop-Bestellung.
Die Beispiele sind bewusst einfach gehalten. Sie sollen zeigen, wie Sie einen eigenen Ablauf zerlegen, nicht als fertige Schablone dienen. Die Grundlagen finden Sie im Beitrag Geschäftsprozessautomatisierung.
Das Grundmuster eines Workflows
Jeder Workflow lässt sich in vier Bausteine zerlegen. Der Auslöser startet den Ablauf, etwa eine eingegangene E-Mail, eine neue Bestellung oder ein Datum. Bedingungen entscheiden, welcher Weg gilt, zum Beispiel „Betrag über 5.000 €“. Aktionen führen aus: Aufgabe anlegen, Nachricht senden, Datensatz ändern. Der Prüfpunkt hält den Ablauf an, bis eine berechtigte Person bestätigt.
Wenn Sie einen Ablauf in diese Teile zerlegen, erkennen Sie schnell, was automatisch laufen kann und wo eine Entscheidung nötig ist. Der Rest ist Handwerk.
Übersicht der sieben Beispiele
| Beispiel | Auslöser | Automatische Schritte | Prüfpunkt |
|---|---|---|---|
| Rechnungsfreigabe | Eingangsrechnung per E-Mail | Daten auslesen, Lieferant zuordnen, Konto vorschlagen | Freigabe durch Budgetverantwortliche |
| Bestellvorschlag | Bestand unter Meldebestand | Menge berechnen, Entwurf erzeugen | Einkauf prüft und sendet ab |
| Lead-Zuweisung | Neue Anfrage über Formular | Dubletten prüfen, Zuständige zuweisen, Wiedervorlage | Vertrieb nimmt Kontakt auf |
| Onboarding | Unterschriebener Vertrag | Aufgaben für IT, Verwaltung und Führung anlegen | Personalabteilung kontrolliert Vollständigkeit |
| Zahlungserinnerung | Rechnung überfällig | Erinnerung vorbereiten, Kontaktperson wählen | Buchhaltung gibt Versand frei |
| Lagerwarnung | Bestand oder Haltbarkeit kritisch | Meldung an Lager und Einkauf, Aufgabe anlegen | Lagerleitung entscheidet über Maßnahme |
| Shop-Bestellung | Neue Bestellung im Webshop | Auftrag anlegen, Bestand reservieren, Versandauftrag erzeugen | Prüfung bei Auffälligkeiten |
Die sieben Beispiele im Detail
Beispiel 1: Rechnungsfreigabe
Rechnungen treffen per E-Mail oder als E-Rechnung ein. Der Workflow liest Lieferant, Betrag und Rechnungsnummer aus, prüft auf Dubletten und schlägt Konto und Kostenstelle anhand früherer Buchungen vor. Danach geht der Beleg an die zuständige Person. Bei Beträgen über einer festgelegten Grenze wird eine zweite Freigabe verlangt.
Wichtig ist die Trennung der Aufgaben: Die Person, die einen Buchungsvorschlag prüft, ist nicht dieselbe, die später zahlt. Für die Buchführung sollten Sie jeden Schritt protokollieren, damit die Abläufe den Anforderungen der GoBD genügen. Mehr zur Auswahl der Buchhaltung lesen Sie im Beitrag Buchhaltungssoftware auswählen.
Beispiel 2 und 3: Bestellvorschlag und Lead-Zuweisung
Beim Bestellvorschlag löst das Unterschreiten des Meldebestands den Ablauf aus. Der Workflow berücksichtigt Lieferzeit, durchschnittlichen Verbrauch und Mindestbestellmenge und erzeugt einen Bestellentwurf. Der Einkauf prüft ihn und sendet ihn ab. Wie Sie Bestände sinnvoll führen, zeigt der Beitrag Methoden der Bestandsführung.
Bei der Lead-Zuweisung geht jede Anfrage aus Formular, E-Mail oder Telefon in dasselbe System. Der Workflow prüft, ob der Kontakt bereits existiert, ordnet die Anfrage dem zuständigen Vertrieb zu und legt eine Wiedervorlage an. Bleibt sie nach zwei Arbeitstagen unbearbeitet, geht eine Erinnerung an die Teamleitung.
Beispiel 4 und 5: Onboarding und Zahlungserinnerung
Das Onboarding beginnt mit dem unterschriebenen Vertrag. Der Workflow legt Aufgaben mit Fristen für IT, Verwaltung und Führungskraft an, verschickt eine Willkommensnachricht und erinnert an offene Punkte. Die Personalabteilung sieht auf einen Blick, was fehlt. Details zum Ablauf finden Sie im Beitrag Onboarding Prozess für neue Mitarbeiter.
Bei der Zahlungserinnerung löst das Fälligkeitsdatum den Ablauf aus. Der Workflow bereitet die Erinnerung mit Rechnungsdaten vor, wählt die Ansprechperson und stellt den Text zur Freigabe bereit. Bei langjährigen Kunden prüft die Buchhaltung, ob ein Anruf sinnvoller ist als eine standardisierte E-Mail. Der Mensch entscheidet, der Workflow spart die Vorarbeit.
Beispiel 6 und 7: Lagerwarnung und Shop-Bestellung
Die Lagerwarnung beobachtet Bestände und Haltbarkeit. Erreicht ein Artikel einen kritischen Wert, entsteht eine Aufgabe für Lager und Einkauf mit allen relevanten Daten. Es genügt, wenn die Meldung genau eine Person erreicht; breite Verteiler werden schnell ignoriert.
Bei der Shop-Bestellung legt der Workflow den Auftrag an, reserviert Bestand und erzeugt den Versandauftrag. Auffälligkeiten wie abweichende Liefer- und Rechnungsadresse, ungewöhnlich hohe Mengen oder fehlende Bestände halten den Ablauf an. Wie Shop und Warenwirtschaft zusammenhängen, beschreibt der Beitrag Shopify ERP Integration.
In sechs Schritten zum eigenen Workflow
- Einen konkreten Ablauf wählen, der oft vorkommt und klaren Regeln folgt.
- Auslöser, Bedingungen und Aktionen auf einem Blatt Papier aufzeichnen.
- Festlegen, an welcher Stelle ein Mensch bestätigen muss, und wer das ist.
- Den Ablauf zuerst mit Testdaten laufen lassen, dann mit einer kleinen Echtmenge.
- Protokolle prüfen: Was lief durch, was blieb hängen, welche Ausnahmen traten auf?
- Regeln anpassen und erst danach ausweiten.
Ein Beispiel durchgespielt
Ein Workflow im Detail: Rechnung über 5.000 €
Das folgende Beispiel zeigt, wie die vier Bausteine bei einem konkreten Ablauf zusammenspielen. Die Grenzwerte sind angenommen und gehören in Ihre eigenen Regeln.
- Auslöser: Eine Rechnung trifft im Rechnungspostfach ein.
- Aktion: Das System liest Lieferant, Betrag und Rechnungsnummer aus und prüft, ob die Nummer schon existiert.
- Bedingung: Liegt der Betrag unter 1.000 € und passt zu einer vorhandenen Bestellung, geht die Rechnung direkt zur Freigabe durch die Fachabteilung.
- Bedingung: Liegt der Betrag zwischen 1.000 € und 5.000 €, bestätigt die Abteilungsleitung. Liegt er darüber oder fehlt die Bestellung, kommt zusätzlich die Geschäftsführung hinzu.
- Prüfpunkt: Die freigebende Person sieht Beleg, Vorschlag und Bestellung nebeneinander und bestätigt oder lehnt ab.
- Aktion: Nach der Freigabe entsteht die Buchung, und die Zahlung wird zum Fälligkeitstag vorgemerkt.
Der Ablauf besteht aus sechs Schritten, von denen nur einer eine menschliche Entscheidung verlangt. Das ist typisch: Die meiste Zeit steckt nicht im Entscheiden, sondern im Suchen, Abtippen und Nachfragen.
Rechte und Protokoll nicht vergessen
Ein automatischer Ablauf handelt mit Rechten, die jemand ihm gegeben hat. Vergeben Sie ihm nur, was er für seine Aufgabe braucht: Er darf zum Beispiel Entwürfe anlegen, aber keine Zahlungen freigeben. Protokollieren Sie jeden Lauf mit Zeitpunkt, Eingaben und Ergebnis, damit Sie später nachvollziehen können, warum etwas geschah.
Das ist nicht nur für Prüfungen wichtig. Bei Fehlern erkennen Sie so in Minuten, wo der Ablauf vom Plan abwich, statt tagelang zu suchen.
Fehler, die Workflows unbrauchbar machen
- Zu viele Bedingungen in einem Ablauf, sodass niemand mehr durchblickt.
- Keine Fehlerbehandlung: Bleibt ein Schritt hängen, merkt es niemand.
- Benachrichtigungen an zu viele Personen, die dann keine mehr lesen.
- Rechte zu weit gefasst, sodass Workflows auf Daten zugreifen, die sie nicht brauchen.
- Keine Zuständigkeit für Pflege und Änderungen.
Werkzeuge für Workflows
Für Workflows rund um Inhalte und Kampagnen setzen wir bei Dika Studio an: Dort bringt eine visuelle Automatisierung mehrere Schritte der Produktion in einem Projekt zusammen. Dika Studio ist im frühen Zugang. Für Abläufe rund um Verkauf, Einkauf, Lager und Finanzen entwickeln wir Dika Ops, das sich in einer geschlossenen Beta befindet.
Wenn Sie Workflows zwischen bestehenden Systemen brauchen, unterstützen wir Sie mit KI, Integration und Automatisierung.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist eine festgelegte Abfolge von Schritten, die ein Vorgang durchläuft, von einem Auslöser bis zum Ergebnis. Automatisiert führt Software einzelne Schritte selbst aus.
Welche Workflows lohnen sich zuerst?
Solche, die häufig vorkommen, klaren Regeln folgen und viel Handarbeit verursachen, etwa Rechnungsfreigabe, Bestellvorschläge und Zuweisung von Anfragen.
Brauche ich Programmierkenntnisse?
Für einfache Abläufe mit grafischen Werkzeugen oft nicht. Bei Schnittstellen zu Altsystemen oder komplexen Regeln hilft Entwicklungserfahrung.
Wie verhindere ich Fehler in automatischen Abläufen?
Testen Sie mit Beispieldaten, setzen Sie Prüfpunkte für Menschen und protokollieren Sie jeden Schritt. Begrenzen Sie außerdem die Rechte des Ablaufs auf das Nötige.
Kann ich Workflows ohne ERP-System umsetzen?
Ja, über Schnittstellen zwischen bestehenden Programmen. Der Aufwand steigt aber mit der Zahl der Systeme, weil jede Verbindung gepflegt werden muss.
Wer sollte Workflows pflegen?
Benennen Sie pro Ablauf eine verantwortliche Person aus dem Fachbereich. Sie kennt die Ausnahmen und entscheidet über Änderungen.
Nächster Schritt
Zerlegen Sie einen Ihrer Abläufe in Auslöser, Bedingungen, Aktionen und Prüfpunkt und beginnen Sie klein. Bei Fragen zu Ihrer Umsetzung erreichen Sie uns über Dika Design.
